マイナンバー対応スケジュール

2015年12月17日

5年12月17日

無題

『従業員への周知』
〇 住民票住所の確認
〇 通知カードを大切に保管するように!

『取扱い書類の把握』
社会保険関係
● 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届・喪失届
● 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者関係届
● 雇用保険被保険者資格取得届・喪失届
● 雇用保険被保険者離職票など
● 労災保険届出等
税金関係
● 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
● 給与所得者の保険料控除申告兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
● 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
● 源泉徴収票(給与・退職所得等)
● 給与支払報告書
● 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
● 不動産の使用料などの支払調書

『利用目的の明示』
〇明示した目的以外に、後から目的を追加する場合は、再度通知が必要。
当初から複数の目的を示しておくことは認められているので、包括的に
複数明示しておくことが効果的。
〇明示の方法
個別に伝えるだけでなく、広報や社内のLANを通して知らせることも認められてる。
就業規則に収集の事項を追加し、収集の手続きとその目的を掲載しておくのも効果的

10月

各個人への番号通知開始
〇 市区町村から順次書留で発送されるため、届く時期には個人差が出ると思われる

12月

『取扱いルールを決める』
① マイナンバー取扱者・管理者を決める
② 保管場所を決め、カギをかける。PCファイルにはパスワードを設定
③ 廃棄手順を決める
社員退職など、マイナンバーを使用することがなくなったら速やかに削除
※書類に法定の保存期間があっても、マイナンバーのみマスキングなどして見られなく
しなければならない。
廃棄を考え、書類は、年度順・アイウエオ順でファイルするなど工夫する
④ マイナンバーが記載された書類を社員等へ提供するときには、提供の制限があることを
注意喚起する

『業務フロー作成』
マイナンバー収集手順
① 本人確認(番号確認及び身元確認)

個人番号カードであれば、1枚で番号確認及び身元確認ができるが、
発行は平成28年1月~の予定
〇従業員全員(パート・アルバイト含む)及び扶養家族
番号確認・・・各人の通知カード 又は住民票など
身元確認・・・従業員は不要(家族分は従業員が行う前提)※
〇報酬等支払先個人・・・・依頼書郵送(個人情報取扱方針も同封)
番号確認・・・各人の通知カード 又は住民票など
身元確認・・・免許証など写真つき身分証(社員証・学生証可)
上記のコピーを返送してもらう
または、書類の画像ファイルやPDFファイルをメールで返送も可
※委任状が必要な場合
従業員が(国民年金加入者の)配偶者を扶養にする場合に提出する
「国民年金第3号被保険者資格取得届出」 は、配偶者の本人確認が必要。
この場合従業員が代理人となる

② リストにマイナンバーを記録

③ 委託先へマイナンバーを報告
送付・・・・・書留郵便。宛先名を特定
メール・・・・パスワード設定

④ マイナンバー関係書類の保管